Bilan¶
Voir le bilan 2013
Les pads de debrief :
Points principaux à discuter :
- budget, financements, sponsor
- lieu, disposition spatiale
- organisation en amont, organisation de la partie programmation
- équipe pour l'année prochaine
Organisation générale¶
Organisation en amont de l'événement¶
- kernel un peu plus étoffé que cdl2013
- liste de discussion utile
- outil de gestion des tâches chili
- site internet pour gérer les propositions
- bons renforts arrivés dans les 3 dernières semaines
- gros travail sur la captation vidéo
Points à améliorer¶
- toujours pas réussi à bien définir des respos par section : logistique repas, programme, sponsoring, ...
- liste de discussion, vraiment beaucoup de mails ^^
- période vraiment compliquée après la clôture de l'appel à conf, quasiment entièrement géré par guillaume (encore cette année)
- contacter tous les intervenants
- gérer les billets et les résa hôtel
- savoir d'où ils doivent venir
- toujours ce problème de gérer à la fois la comm' et une partie l'orga générale par une seule personne ou presque
- toujours compliqué les réunions à 10 ou 12 (n'est-ce pas)
Suggestions¶
- découper plus les sections ?
- faire de vrais groupes de travail, qui avancent en parallèle ?
- désigner d'office des respos de groupes ?
- explorer d'autres méthodes que la do-ocratie ?
- ici votre suggestion :)
Communication¶
Points positifs¶
- bonne fréquentation, donc on peut supposer que la comm' a été efficace
- comm' réseaux sociaux dense les dernières semaines
- communication aux intervenants précise et efficace
- inscriptions sur le site internet très pratique
- écran à l'entrée avec twitter et conférences à venir très classe
Points à améliorer¶
- mails prenom.nom@capitoledulibre.org pour les organisateurs
Communication sur l'événement¶
- pas assez d'affiches ni de flyers : trouver un juste milieu
- des listes de discussions non couvertes
- tous les sujets n'étaient pas couverts par les articles de blog
- pas eu de comm' réseaux sociaux pendant l'événement
Suggestion pour le site internet (côté comm')¶
- affichage du programme complet en tableau
- export .ics
- application mobile
Communication interne¶
- mieux communiquer les horaires aux intervenants
Logistique¶
Moyens techniques¶
Buvette¶
rentrées financières (infos Alex) : 546€
Points positifs¶
- le café et le thé de qualité
- prix thé et café ok
- quantité café et thé ok
- quantité petit déj bénévoles et intervenants ok
- toujours utile la machine à café
Points à améliorer¶
- gestion de la machine à café, pénurie de café pendant le rush
- consigne verres à mettre plus en avant
- boissons en canette pas fraîches
- plus de petites bouteilles d'eau
- du lait pour le thé / café
- pas assez de diversité pour le manger
- manque de place derrière la buvette
- pas de poubelles recyclage des cannettes
Repas¶
Points positifs¶
- pouvoir manger sur place, vraiment pratique
- gestion visiblement plus facile sur le moment
- pas de préinscription donc pas courir après les personnes inscrites qui ne viennent pas au final
- tickets pour le dimanche midi ouvert au public
- mise en place de 2 tables pour 6 personnes pour les repas de samedi et midi
- la paëlla a été appréciée
- idée de l'apéro buffet samedi soir, plus facile à gérer et plus convivial
- alternatives prévues pour les végétariens et autres régimes spécifiques
- les repas au Foy'
Points à améliorer¶
- les quantités !
- le samedi midi on n'avait pas commandé assez chez bois&charbon, on a dû commander des pizza en plus: environ 110 personnes
- le samedi soir on avait prévu pour 150, prévoir plutôt pour 250 (à vue de nez)
- le dimanche midi c'était ok (paëlla + pizza) : 150 personnes ?
- pizza froides (c'est le problème avec les pizza)
- samedi soir : organiser les tables au centre
- timing : le public a dû partir à 21h30 car le poste secours incendie ne restait que jusqu'à cette heure, c'est un peu dommage
- manquait une liste de restaus dans le quartier pour ceux qui souhaitent manger au dehors
- toujours cette question juridique de vente d'alcool au public : un début de réponse sur services-publics, Buvettes et bars temporaires avec alcool
- proposer la paëlla éventuellement le samedi midi uniquement pour les bénévoles et les intervenants
- idée de camion pizza ou crêpe, même pendant tout l'après-midi ?
Boutique¶
Points positifs¶
- l'organisation avec Freewear
- assez de place pour les bénévoles
Points à améliorer¶
- prix des t-shirts ? certains les ont trouvés chers
- Quelques manques dans les références : des sweats, des tailles M
- diversifier les tshirts : idée de précommande ?
Sponsoring & Financement¶
Points positifs¶
- joli dossier sponsoring
Points à améliorer¶
- pas mal de temps dépensé sur le dossier de sponsoring à pleins de personnes
- dossier de sponsoring envoyé très tard à nos sponsors 2013 et à d'autres
- lien avec les sponsors
- on va être hors budget (bilan financier prévu pour début 2015 ?)
- diversifier nos sources de financement
- billets de déplacement : pour éviter les ndf trop nombreuses, les intervenants n'avancent pas leur billet, c'est toulibre (ou un bénévole) qui paye directement
Suggestions¶
- faire un bilan intermédiaire régulièrement ?
- pourquoi pas un respo budget qui travaille avec le trésorier de Toulibre ?
- gérer les remboursements sur le site internet plutôt que sur une page wiki ?
Programme¶
Points positifs¶
- programme intéressant et varié
- bon enchaînement des conférences sur le jeu vidéo
- install party (le public semblait content)
- agencement des stands : grand public en bas, progression dans la technique quand on monte
- programme en braille très apprécié
Points à améliorer¶
- un membre de l'orga devrait être présent pour la première conf, comme une keynote qui lance l'événement
- pour la dernière conf également, un membre de l'orga pour conclure, remercier et quitter l'endroit
- thématiques en parallèle vraiment très nombreuses (trop ?)
- track multimedia & bureautique : « trop triste »
- ouverture au public en même temps que le début des confs : pas le temps de faire un tour des stands avant
- faire un affichage en tableau sur le site ou un export ical (voir retours sur le site)
- affichage trop petit sur les salles
- pas assez de programme papier pour le dimanche (500 exemplaires imprimés)
- erratum
- imprimé à l'arrache, pas très bien fait, en trop petit nombre, pas inséré dans tous les programmes
- affichage sur les salles non mises à jour
- gestion de salle
- des conférences ont débordé de leurs horaires
- difficultés techniques dans certaines salles, notamment bureautique pour le vidéo projecteur
- pas de bénévole dans la salle bureautique !
- pas d'accès en avance aux PC pour y copier les slides sur les PC mis à dispo
- stands
- manquait de grilles sur la mezzanine : elles étaient dispos mais pas montées
- disposition chaises derrière les tables très « entretien d'embauche »
- stands dans l'install party peu visitée
- on n'a pas fait de projection de films et animes libres
Suggestions en pratique¶
Thématiques & contenu¶
- une conférence d'introduction genre keynote, avec un membre de l'orga qui présente l'événement et l'intervenant de la keynote
- après la dernière conf du dimanche, un membre de l'orga pour conclure, remercier le public et les intervenants
- une vraie track multimedia
- une track jeux libres (pas seulement vidéo)
- une track culture libre
- un espace jeux, jeunesse (scratch, lan party, coding goûter, ...) (suggestion par l'École du Future qui seraient partants pour y participer)
bénévoles¶
- désigner un bénévole très en amont respo de chaque track :
- gère les propositions pour sa thématique
- accueille les intervenants
- gère la salle (timing, présentation des intervenants) ou bien délègue à un autre bénévole
- anticiper le planning des bénévoles gestion de salle (qui peut être celui ou celle qui est respo de la track)
- désigner un respo stand
- gère les propositions de stands,
- établit la disposition
- accueille les intervenants stands
- éventuellement un bénévole pour gérer toute la partie programmation, dont les bénévoles respos de track ?
- continuer à mutualiser toutes la communication avec les intervenants (voir retours comm interne)
affichage et programme papier¶
- on passe à 600 exemplaires ?
- impression erratum + nombreux également
- mise à dispo d'une imprimante le jour J ?
pour les intervenants¶
- une salle de repos et où poser ses affaires
- un espace partagé pour y déposer les slides avant la conférence