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Les pads de debrief :

Points principaux à discuter :

  • budget, financements, sponsor
  • lieu, disposition spatiale
  • organisation en amont, organisation de la partie programmation
  • équipe pour l'année prochaine

Organisation générale

Organisation en amont de l'événement

le pad de debrief

  • kernel un peu plus étoffé que cdl2013
  • liste de discussion utile
  • outil de gestion des tâches chili
  • site internet pour gérer les propositions
  • bons renforts arrivés dans les 3 dernières semaines
  • gros travail sur la captation vidéo

Points à améliorer

  • toujours pas réussi à bien définir des respos par section : logistique repas, programme, sponsoring, ...
  • liste de discussion, vraiment beaucoup de mails ^^
  • période vraiment compliquée après la clôture de l'appel à conf, quasiment entièrement géré par guillaume (encore cette année)
    • contacter tous les intervenants
    • gérer les billets et les résa hôtel
    • savoir d'où ils doivent venir
  • toujours ce problème de gérer à la fois la comm' et une partie l'orga générale par une seule personne ou presque
  • toujours compliqué les réunions à 10 ou 12 (n'est-ce pas)

Suggestions

  • découper plus les sections ?
  • faire de vrais groupes de travail, qui avancent en parallèle ?
  • désigner d'office des respos de groupes ?
  • explorer d'autres méthodes que la do-ocratie ?
  • ici votre suggestion :)

Communication

Points positifs

  • bonne fréquentation, donc on peut supposer que la comm' a été efficace
  • comm' réseaux sociaux dense les dernières semaines
  • communication aux intervenants précise et efficace
  • inscriptions sur le site internet très pratique
  • écran à l'entrée avec twitter et conférences à venir très classe

Points à améliorer

Communication sur l'événement

  • pas assez d'affiches ni de flyers : trouver un juste milieu
  • des listes de discussions non couvertes
  • tous les sujets n'étaient pas couverts par les articles de blog
  • pas eu de comm' réseaux sociaux pendant l'événement

Suggestion pour le site internet (côté comm')

  • affichage du programme complet en tableau
  • export .ics
  • application mobile

Communication interne

  • mieux communiquer les horaires aux intervenants

Logistique

Moyens techniques

Buvette

rentrées financières (infos Alex) : 546€

Points positifs

  • le café et le thé de qualité
  • prix thé et café ok
  • quantité café et thé ok
  • quantité petit déj bénévoles et intervenants ok
  • toujours utile la machine à café

Points à améliorer

  • gestion de la machine à café, pénurie de café pendant le rush
  • consigne verres à mettre plus en avant
  • boissons en canette pas fraîches
  • plus de petites bouteilles d'eau
  • du lait pour le thé / café
  • pas assez de diversité pour le manger
  • manque de place derrière la buvette
  • pas de poubelles recyclage des cannettes

Repas

Points positifs

  • pouvoir manger sur place, vraiment pratique
  • gestion visiblement plus facile sur le moment
    • pas de préinscription donc pas courir après les personnes inscrites qui ne viennent pas au final
    • tickets pour le dimanche midi ouvert au public
  • mise en place de 2 tables pour 6 personnes pour les repas de samedi et midi
  • la paëlla a été appréciée
  • idée de l'apéro buffet samedi soir, plus facile à gérer et plus convivial
  • alternatives prévues pour les végétariens et autres régimes spécifiques
  • les repas au Foy'

Points à améliorer

  • les quantités !
    • le samedi midi on n'avait pas commandé assez chez bois&charbon, on a dû commander des pizza en plus: environ 110 personnes
    • le samedi soir on avait prévu pour 150, prévoir plutôt pour 250 (à vue de nez)
    • le dimanche midi c'était ok (paëlla + pizza) : 150 personnes ?
  • pizza froides (c'est le problème avec les pizza)
  • samedi soir : organiser les tables au centre
  • timing : le public a dû partir à 21h30 car le poste secours incendie ne restait que jusqu'à cette heure, c'est un peu dommage
  • manquait une liste de restaus dans le quartier pour ceux qui souhaitent manger au dehors
  • toujours cette question juridique de vente d'alcool au public : un début de réponse sur services-publics, Buvettes et bars temporaires avec alcool
  • proposer la paëlla éventuellement le samedi midi uniquement pour les bénévoles et les intervenants
  • idée de camion pizza ou crêpe, même pendant tout l'après-midi ?

Boutique

Points positifs

  • l'organisation avec Freewear
  • assez de place pour les bénévoles

Points à améliorer

  • prix des t-shirts ? certains les ont trouvés chers
  • Quelques manques dans les références : des sweats, des tailles M
  • diversifier les tshirts : idée de précommande ?

Sponsoring & Financement

Points positifs

  • joli dossier sponsoring

Points à améliorer

  • pas mal de temps dépensé sur le dossier de sponsoring à pleins de personnes
  • dossier de sponsoring envoyé très tard à nos sponsors 2013 et à d'autres
  • lien avec les sponsors
  • on va être hors budget (bilan financier prévu pour début 2015 ?)
  • diversifier nos sources de financement
  • billets de déplacement : pour éviter les ndf trop nombreuses, les intervenants n'avancent pas leur billet, c'est toulibre (ou un bénévole) qui paye directement

Suggestions

  • faire un bilan intermédiaire régulièrement ?
  • pourquoi pas un respo budget qui travaille avec le trésorier de Toulibre ?
  • gérer les remboursements sur le site internet plutôt que sur une page wiki ?

Programme

Points positifs

  • programme intéressant et varié
  • bon enchaînement des conférences sur le jeu vidéo
  • install party (le public semblait content)
  • agencement des stands : grand public en bas, progression dans la technique quand on monte
  • programme en braille très apprécié

Points à améliorer

  • un membre de l'orga devrait être présent pour la première conf, comme une keynote qui lance l'événement
  • pour la dernière conf également, un membre de l'orga pour conclure, remercier et quitter l'endroit
  • thématiques en parallèle vraiment très nombreuses (trop ?)
  • track multimedia & bureautique : « trop triste »
  • ouverture au public en même temps que le début des confs : pas le temps de faire un tour des stands avant
  • faire un affichage en tableau sur le site ou un export ical (voir retours sur le site)
  • affichage trop petit sur les salles
  • pas assez de programme papier pour le dimanche (500 exemplaires imprimés)
  • erratum
    • imprimé à l'arrache, pas très bien fait, en trop petit nombre, pas inséré dans tous les programmes
    • affichage sur les salles non mises à jour
  • gestion de salle
    • des conférences ont débordé de leurs horaires
    • difficultés techniques dans certaines salles, notamment bureautique pour le vidéo projecteur
    • pas de bénévole dans la salle bureautique !
  • pas d'accès en avance aux PC pour y copier les slides sur les PC mis à dispo
  • stands
    • manquait de grilles sur la mezzanine : elles étaient dispos mais pas montées
    • disposition chaises derrière les tables très « entretien d'embauche »
    • stands dans l'install party peu visitée
  • on n'a pas fait de projection de films et animes libres

Suggestions en pratique

Thématiques & contenu

  • une conférence d'introduction genre keynote, avec un membre de l'orga qui présente l'événement et l'intervenant de la keynote
  • après la dernière conf du dimanche, un membre de l'orga pour conclure, remercier le public et les intervenants
  • une vraie track multimedia
  • une track jeux libres (pas seulement vidéo)
  • une track culture libre
  • un espace jeux, jeunesse (scratch, lan party, coding goûter, ...) (suggestion par l'École du Future qui seraient partants pour y participer)

bénévoles

  • désigner un bénévole très en amont respo de chaque track :
    • gère les propositions pour sa thématique
    • accueille les intervenants
    • gère la salle (timing, présentation des intervenants) ou bien délègue à un autre bénévole
  • anticiper le planning des bénévoles gestion de salle (qui peut être celui ou celle qui est respo de la track)
  • désigner un respo stand
    • gère les propositions de stands,
    • établit la disposition
    • accueille les intervenants stands
  • éventuellement un bénévole pour gérer toute la partie programmation, dont les bénévoles respos de track ?
  • continuer à mutualiser toutes la communication avec les intervenants (voir retours comm interne)

affichage et programme papier

  • on passe à 600 exemplaires ?
  • impression erratum + nombreux également
  • mise à dispo d'une imprimante le jour J ?

pour les intervenants

  • une salle de repos et où poser ses affaires
  • un espace partagé pour y déposer les slides avant la conférence